Zertifiziert
nach AZAV
über 300
Standorte
über 1000
Coaches
Kundenzufriedenheit
Dein Einsatz schafft Chancen
Executive Assistant to the CEO & CFO (w/m/d)
Standort
Kiel
Beginn
ab sofort
Beschäftigungsart
Teilzeit
Wochenstunden
20
Wir suchen Dich zum nächstmöglichen Zeitpunkt für die Kieler Zentrale in Teilzeit oder Vollzeit (20 Stunden/Woche) als Executive Assistant to the CEO & CFO. Die Tätigkeit kann nach Absprache an mehreren Tagen die Woche im Homeoffice ausgeübt werden.
Benefits für dich
Flexible Arbeitszeiten
Die Kinder zur KiTa bringen oder mittags einen Termin wahrnehmen? Mit unserem flexiblen Arbeitszeitmodell auf Vertrauensbasis ist das kein Thema!
Kreativer Freiraum
Lass keine Langeweile aufkommen! Bei uns bekommst du den Freiraum, individuell und eigenverantwortlich mit Teilnehmenden oder an Fachthemen zu arbeiten.
Methodische Einarbeitung
Aller Anfang ist…gut vorbereitet! Durch eine systematische Einarbeitung mit speziell geschulten Kolleg:innen machen wir dir den Start bei uns so einfach wie möglich.
Deine Aufgaben
- Du übernimmst eigenverantwortlich Aufgaben/Themen und treibst diese eigenständig oder gemeinsam mit bestimmten Arbeitsgruppen voran (z.B. Research zu bestimmten Themen; Projektmonitoring)
- Du bist die erste Ansprechperson für interne Mitarbeiter*innen sowie externe Partner
- Du stellst den Informationsfluss zwischen der Geschäftsführung und allen Abteilungen sowie den operativen Regionen sicher
- Du erstellst und verwaltest themenspezifische Präsentationen und Entscheidungs- und Kommunikationsvorlagen
- Du kommunizierst sicher mit internen und externen Stakeholdern – auch in anspruchsvollen oder fachlichen Kontexten.
- Du bereitest fachliche Sachverhalte adressatengerecht auf und stimmst diese mit internen und externen Ansprechpartnern, z. B. Rechtsberatungen, ab.
- Du koordinierst die Kommunikation mit externen Dienstleistern, Behörden und Beratungspartnern.
- Du unterstützt die Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben des Arbeitsalltags (z.B. Terminplanung, Aufgabenkoordination)
- Du koordinierst interne und externe Meetings sowie bereichsübergreifende Abstimmungen
- Du organisierst Dienstreisen inklusive Reise- und Hotelbuchungen
- Du begleitest Regeltermine mit Führungskräften und bereitest diese vor und nach (z.B. Protokoll)
Dein Profil
- Du verfügst über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Du bringst eine gelegentliche Reisebereitschaft mit
- Du hast ein abgeschlossenes Studium oder eine abgeschlossene Ausbildung und bringst bereits erste relevante Berufserfahrung mit – idealerweise im Projektmanagement oder im Assistenzumfeld
- Du bist sicher im Umgang mit MS-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, MS-Teams)
- Du zeichnest Dich durch hohe Integrität, Diskretion und Loyalität aus
- Du bist ein ausgeprägtes Organisationstalent, hast eine selbstständige Arbeitsweise und kannst abstrakt und in Zusammenhängen denken
- Du kommunizierst sicher auf unterschiedlichen Ebenen und kannst Prioritäten souverän setzen
- Du bringst ein hohes Maß an Flexibilität sowie eine pragmatische Hands-on-Mentalität mit
Über das Projekt
Seit mehr als 20 Jahren ist gsm Marktführer für Coaching mit sozialintegrativem Schwerpunkt. Mit täglich rund 5.000 Coachingstunden begleiten wir Menschen in komplexen Lebenssituationen auf ihrem Weg zu nachhaltiger Beschäftigung und neuer Orientierung – an über 300 Standorten deutschlandweit und mit mehr als 1.300 Mitarbeitenden
Wir arbeiten eng mit öffentlichen Auftraggebern wie Jobcentern, Agenturen für Arbeit sowie weiteren Institutionen, z. B. Rentenversicherungsträgern, zusammen. Gleichzeitig baut gsm seine Coachinglösungen für Unternehmen und Organisationen weiter aus, etwa in den Bereichen Workforce Transformation und Mental-Health-bezogenes Coaching.
Blitzbewerbung
Bewerben in 2 Minuten
Interesse geweckt? Dann bewirb dich jetzt hier mit deinem Lebenslauf und wenigen Klicks! Optional kannst du auch Zeugnisse und ein Anschreiben hochladen.
Dein:e Ansprechpartner:in
Lieber per E-Mail bewerben?
Dann sende deine Bewerbung bitte an die der Position zugeordnete E-Mail-Adresse: application+job+jngq2ilf[at]onlyfy.jobs
Per E-Mail bewerbenDeine Bewerbung wird in unserem Bewerbungsmanagementsystem „Onlyfy One (by XING)“ verwaltet. Hierdurch wird kein öffentliches Profil auf Xing erzeugt. Hinweise zum Datenschutz findest du hier.
Jederzeit transparent
Unser Bewerbungsprozess
1. Lebenslauf senden
Lade mit nur wenigen Klicks deinen Lebenslauf hoch unter „Jetzt bewerben“ oder sende uns deine Bewerbung per E-Mail. Punkte gern zusätzlich mit einem Anschreiben und weiteren relevanten Unterlagen wie Zeugnissen oder Zertifikaten. Bewerbungsfristen gibt es übrigens bei uns nicht!
2. Anruf von gsm
Als nächstes nehmen wir telefonisch Kontakt mit dir auf. Wir klären weitere Details zur Stelle und laden dich direkt zu einem persönlichen Kennenlernen ein.
3. Vorstellungsgespräch
Du lernst deine zukünftigen Kolleg:innen oder unsere mobilen Recruiter:innen persönlich in einem Videotelefonat oder am Standort kennen. Wir freuen uns auf einen authentischen Austausch!
Häufig gestellte Fragen
Es gibt bei gsm keine klassischen Bewerbungsfristen. Wir sichten die eingehenden Bewerbungen kontinuierlich und vereinbaren in regelmäßigen Abständen Bewerbungsgespräche mit passenden Kandidat:innen. Wir empfehlen daher eine zeitnahe Bewerbung, hierfür genügt uns auch ein Lebenslauf. Zeugnisse etc. können jederzeit nachgereicht werden.
Der Bewerbungsprozess kann je nach Stelle und Anzahl der Bewerber:innen variieren. Wir geben jedoch unser Bestes, um dir schnellstmöglich eine Rückmeldung zum Stand der Bewerbung zu geben und dich stets über den Prozess auf dem Laufenden zu halten.
Bitte bewirb dich aus datenschutzrechtlichen Gründen ausschließlich über das Bewerbungsformular oder per E-Mail.
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